申込手続きの基本的な流れ
1.ご利用計画
■「使用計画書」の作成
- ホール・劇場をご利用いただくにあたり、事前に「使用計画書」を作成してください。
- ご利用時間内に準備・片付けも含まれます。余裕をもった計画を立ててください。
【記載内容】
| 目的／内容 | 公演の目的・趣旨、対象・内容などをご記入ください |
|---|---|
| 責任者／連絡担当者 | 事前に公演の責任者、連絡担当者を立ててください。 |
| その他 | 希望日程、舞台形状、ピアノの使用の有無などをご記入ください。 |
2.お申込み
(1) 協議・抽選会
毎月1日に「協議・抽選会」を開催し、1ヶ月分の使用をまとめて決定します。
- 「協議・抽選会」にご参加いただくには、事前に「使用計画書」をご提出ください。
（窓口、FAX、電子メール、郵送でお申込みください。）
※施設予約システムからはお申込みいただけません。 - 「使用計画書」をご提出いただく前に、使用希望日が申込み可能かご確認ください。
- 使用希望日が重複した場合、お申込みいただいた方々で協議していただきます。
なお、協議でも決定しなかった場合、抽選により決定します。 - 決定後、「施設使用申請書」をご提出ください。
| 参加申込み受付（使用計画書の提出）期間 | 協議・抽選日 | |
|---|---|---|
| 大ホール、中劇場、音楽小ホール | 使用日の 13ヶ月前の月の1日から10日まで |
使用日の 1年前の月の1日 |
| 小劇場 | 使用日の 7ヶ月前の月の1日から10日まで |
使用日の 6ヶ月前の月の1日 |
※協議・抽選日（1日）が窓口休業日の場合、翌営業日に開催します。
(2) 先着順申込み
「協議・抽選会」の翌日から、先着順で申込みを受付けます。
- 「使用計画書」と「施設使用申請書」を合わせて提出してください。
- お申込みは使用日の2ヶ月前の月の末日まで受付けます。
| 連続使用について | ホール・劇場の連続使用は6日までです。 |
|---|---|
| ホール・劇場と合わせて他の施設を使用する場合 | ホール・劇場と合わせてお申込みください。 |
■各提出書類の配布場所
- いわき芸術文化交流館
- いわき市内各支所出張所、中央台市民サービスセンター、いわき駅前市民サービスセンター、各市民会館、文化センター、生涯学習プラザ、内郷コミュニティセンター
3.お支払い
施設の使用にあたって、「施設使用料」を事前にお支払いいただきます。
支払い方法は、以下からお選びいただけます。
■支払い方法
- ※1. 納付書は、後日、施設使用許可書と合わせてお送りします。
- ※2. 納付書で支払いを希望される方のお申込みは、使用日の2ヶ月前の初日までとさせていただきます。
- ※3. 特にご希望がない限り、2ヶ月前の月の15日頃納付書を発送いたします。
■納付書取り扱い銀行等
| 指定金融機関 | 東邦銀行（全支店・出張所） | |
|---|---|---|
| 指定代理金融機関 | 七十七銀行 | いわき市内各店舗 |
| 収納代理金融機関 | みずほ銀行、秋田銀行、常陽銀行、大東銀行、福島銀行、ひまわり信用金庫、あぶくま信用金庫、いわき信用組合、東北労働金庫、いわき市農業協同組合、いわき中部農業協同組合、福島県信用漁業協同組合連合会 | |
■その他
- 施設使用料以外に、実際に使用した設備等の使用料は、当日、窓口にてお支払いください。
- 鍵盤楽器（ピアノ、チェンバロ等）を本番で使用する場合は調律が必要です。ピアノ使用料の他に、調律料がかかります。
- 演出上必要な舞台機構・照明・音響などの機器の操作や、準備・片付けに必要な人員の手配をお願いします。
- 舞台消耗品（照明カラーフィルター、リノリウムテープなど）をご用意ください。
- 各種料金については、施設料金表及び設備料金表をご参照ください。
4.打合せ
ホール・劇場を本番使用する場合、催しを円滑に進行させるために、事前に打合せを行います。
| 1.打合せ日 | 使用日の2ヶ月前頃 ※打合せの日程につきましては当館より連絡いたします。 |
| 2.内容 | 舞台・音響・照明・設備・器具などの設置、演出、搬入・搬出、当日の進行、宣伝告知、人員配置などについて。 |
| 3.必要書類 | 当日のプログラム、入場券（見本）、進行スケジュール、舞台図面などをご用意ください。 打合せの際は、会場責任者および舞台責任者（舞台監督等）がお揃いの上、お越しください。 （外部に専門スタッフを委託する場合も同様です。） |
■その他
- 使用許可後、内容に変更があった場合は必ずご連絡ください。
- 関連機関への届出が必要な場合は、事前に手続きを済ませてください。
火気使用 いわき市消防本部平消防署 〒970-8026 いわき市平字正内町22
TEL.0246-23-9700・9701著作権 社団法人 日本音楽著作協会仙台支部 〒980-0021 仙台市青葉区中央2-2-6
三井住友銀行仙台ビル
TEL.022-264-2266 / FAX.022-265-2706 - 当館の情報媒体（ホームページ、催し物案内など）に情報掲載を希望される場合は、お早めにお申し出ください。
5.ご利用当日
| 1.「施設使用許可書」の提示 | 当日、運営事務室にて鍵の受け渡しを行います。その際、「施設使用許可書」をご提示ください。 |
| 2.使用時間の厳守 | 使用許可された使用時間内で「準備・仕込み」、「片付け」を行ってください。 |
| 3.入場定員の厳守 | 各施設には消防法上の定員がございます。定員以上の人数でのご利用はできません。 |
| 4.安全管理 | 公演の際は、搬入から搬出まで安全管理に努めてください。 |
| 5.貴重品等管理 | 貴重品の管理は、主催者の責任で行ってください。盗難等の事故に関しては当館は責任を負いません。 |
| 6.原状回復 | 終了時、当館職員立会いのもと原状確認をいたします。施設、設備等を損傷・滅失したときは、実費相当額を賠償していただきます。 |
| 7.設備使用料のお支払い | 終了後、使用した設備の使用料をお支払いください。 |
| 8.災害時・事故など | 公演中、地震・火災などの災害があった場合は、当館職員の指示に従って対応してください。 |
| 9.駐車場について | 主催者用駐車スペースを用意しておりますが、台数に限りがございますので、利用については打合せ時にご相談ください。また、敷地内には来館者向けの駐車スペースはございませんので、周辺の公共駐車場をご利用いただくようご案内ください。（台数に限りがございますので、公共の交通機関をご利用いただくよう、合わせてご案内ください。） |
| 10.その他 | ゴミは原則お持ち帰りください。 |
キャンセル・変更/取消について
■キャンセル・変更について
使用の許可後、以下のようなキャンセル・変更があった場合は、必ずご連絡ください。
●キャンセル
- 使用そのものをキャンセルする場合
- 使用する施設（会場）を変更する場合
- 使用日を変更する場合
●変更
- 使用日数を変更する場合（増／減）
- 使用する時間（区分）を変更する場合（増／減）
- 入場料の料金を変更する場合（増／減）
- 付随する施設・設備を変更する場合（増／減）
- ※変更のご連絡がない場合、使用の制限、または取消すこともあります。
- ※使用者の変更（使用権利の転貸）、使用目的の変更、内容の大幅な変更はできません。
使用日の2ヶ月前の月の末日までにキャンセル・変更の手続きをされた方で、既に全額をお支払いいただいている場合、変更後の金額との差額の半額を返還いたします。
※施設使用料のみ。付随する施設・設備は対象となりません。
※施設使用料のみ。付随する施設・設備は対象となりません。
変更による使用料の増加の場合、不足分をお支払いいただきます。
| キャンセルの場合 | 変更の場合（金額減） | 変更の場合（金額増） |
|---|---|---|
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■取消について
以下の場合、許可後であったとしても使用を取消すことがあります。
- いわき市いわき芸術文化交流館条例、同施行規則に違反したとき。
- 使用の目的、または使用の条件に違反したとき。
- 不正な手段によって、使用の許可を受けたとき。
